Cuando el input es un PDF, un correo o un texto, un filtro rígido no basta. Automatizamos la lectura, clasificación y tratamiento de documentos con inteligencia artificial, y dejamos el resultado en el sistema de gestión. Distinto de automatizar un proceso que ya está estructurado.
Organiza documentos, identifica su contenido y dirige la información al proceso correspondiente. La IA ayuda a clasificar y preparar; las reglas de trabajo conectan revisión, archivo y gestión.
La automatización documental coordina el recorrido de un documento desde su recepción hasta el destino que necesita la empresa. Puede combinar clasificación, extracción de información, tareas de revisión y conexión con aplicaciones. Opium define las reglas y las responsabilidades para que cada documento conserve su contexto y un estado de trabajo identificable.
Los documentos pueden llegar desde archivos, correo o una aplicación. La IA ayuda a identificar su tipo y la información relevante para dirigirlos al recorrido adecuado. Las reglas relacionan el documento con cliente, proveedor, expediente o tarea cuando el proceso dispone de esos datos.
Una extracción o clasificación puede necesitar comprobación antes de continuar. Organizamos las tareas y los estados para que la persona responsable encuentre el documento, los datos preparados y las incidencias que debe resolver. La revisión forma parte del proceso, no un envío desconectado.
El recorrido puede incorporar el documento y su información a un expediente o aplicación. Se conservan referencias y resultado de la operación para reconocer qué se ha procesado. Un documento pendiente se distingue de otro que ya ha completado su registro o archivo.
Una empresa recibe documentación que debe clasificarse, comprobarse y relacionarse con un trabajo existente.
Se identifica el archivo y su origen.
La IA propone el tipo y las referencias que contiene.
El responsable comprueba los datos y las incidencias.
La documentación validada continúa al expediente o sistema previsto.
El documento mantiene un estado de trabajo y una relación identificable con la gestión de la empresa.
| Elemento | Utilidad | Qué se mantiene |
|---|---|---|
| Origen | Reconocer cómo llega | Referencia de recepción. |
| Tipo documental | Elegir el recorrido | Clasificación y revisión. |
| Datos extraídos | Preparar el registro | Relación con el documento. |
| Responsable | Resolver incidencias | Tarea y estado de revisión. |
| Destino | Continuar el trabajo | Expediente y resultado del registro. |
OCR permite extraer información; la automatización documental organiza lo que ocurre antes y después. Conectamos la entrada, la revisión y el destino con correo, archivos, ERP o aplicaciones de gestión documental. El diseño identifica qué herramienta mantiene cada dato y cómo continúa el trabajo entre responsables.
Las propuestas que requieren comprobación quedan disponibles junto con el documento de origen.
El acceso se delimita por los usuarios y aplicaciones que necesitan intervenir en el proceso.
El recorrido distingue recepción, revisión, registro e incidencias para evitar confundir tareas pendientes y completadas.
Definimos tipos de documento, entradas, responsables y destinos.
Contrastamos clasificación, referencias y revisión con documentos representativos.
Organizamos la entrada de trabajo y el seguimiento de estados e incidencias.
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