Extrae y procesa información de documentos automáticamente

Automatiza documentos de compras, contabilidad y ventas

Albaranes de compra

Extrae artículos y cantidades y contrasta lo recibido con el pedido de compra.

Facturas de compra

Prepara proveedor, líneas, impuestos y totales para registrar la factura en el ERP.

Gastos

Lee tickets y justificantes y prepara los datos del asiento de gasto.

Pedidos de venta

Extrae referencias y cantidades de los pedidos recibidos para incorporarlos al ERP.

De una factura recibida a un registro listo para revisar

Recibe facturas de proveedor por correo o carga varios archivos en lote. El OCR extrae proveedor, número, fechas, líneas, impuestos y totales. Con la integración configurada, esos campos llegan al ERP para preparar el registro y conservar el documento de origen.

• Recepción de PDF, imágenes o escaneos
• Extracción de cabecera y líneas
• Revisión de datos antes del registro

Dedica la revisión a lo que necesita atención

Si falta una referencia, el artículo no coincide con el catálogo o un importe necesita comprobarse, el equipo puede revisar el documento y el dato extraído antes de confirmar. El objetivo es reducir el tecleo y facilitar que administración detecte las excepciones.

• Comprueba artículos y proveedores
• Revisa importes o referencias dudosas
• Conserva el documento vinculado al registro

Preguntas sobre OCR de facturas y documentos

Funciones de OCR y documentos

• Subida de varios documentos a la vez.
• Recogida de documentos enviados a una cuenta de correo configurada.
• Mapeo de las referencias del documento con los artículos del ERP.
• Identificación con colores de los artículos que generan dudas.
• Importación sin revisión manual de los documentos identificados como válidos.
• Creación de albaranes de compra, facturas de compra y asientos contables de gasto.
• Tratamiento de empresa, impuestos y cuentas contables de acreedores y proveedores.
• Comprobación del pedido de compra previo y de entregas parciales o completas.
• Relación de la factura de compra con los albaranes pendientes de facturar.
• Incorporación de pedidos de venta recibidos de clientes.

Automatiza documentos de compras, contabilidad y ventas.

Aprovecha la información que ya contienen los documentos para trabajar en tu ERP. El OCR combina extracción de datos, reconocimiento de artículos y relación con las operaciones de la empresa.

• Albaranes de compra

  Extrae artículos y cantidades y contrasta lo recibido con el pedido de compra.

• Facturas de compra

  Prepara proveedor, líneas, impuestos y totales para registrar la factura en el ERP.

• Gastos

  Lee tickets y justificantes y prepara los datos del asiento de gasto.

• Pedidos de venta

  Extrae referencias y cantidades de los pedidos recibidos para incorporarlos al ERP.

Recibe muchos documentos sin cargarlos uno a uno

Sube varios documentos de golpe o utiliza una cuenta de correo para recibirlos. La aplicación recoge los archivos que llegan a esa cuenta y los incorpora al trabajo de administración. Tu equipo dispone de una entrada de documentos que reduce las cargas individuales y reúne la información que debe pasar al ERP.

Centra la revisión en los artículos que generan dudas

El mapeador relaciona los artículos del documento con los del ERP y muestra con colores diferentes aquellos sobre los que existen dudas. Cuando dispone del entrenamiento y los datos necesarios, puede identificar documentos válidos para importarlos sin revisión manual. El equipo concentra su atención en las excepciones que necesitan una comprobación.

Lleva las compras y los gastos a su registro en el ERP

Genera albaranes de compra, facturas de compra o asientos contables de gasto a partir de la información extraída. El registro tiene en cuenta la empresa, los impuestos y las cuentas contables del acreedor o proveedor. Administración aprovecha los datos del documento para continuar la gestión y la contabilidad con menos introducción manual.

Controla lo recibido frente a lo que habías pedido

Al incorporar un albarán de compra, el sistema comprueba si existe un pedido anterior al que corresponde la mercancía. Permite verificar si se ha servido de forma parcial o completa, manteniendo relacionada la recepción con lo que la empresa había solicitado al proveedor.

Relaciona la factura con los albaranes pendientes

Antes de generar la factura de compra, el sistema comprueba los albaranes disponibles para facturar. La factura se relaciona con la mercancía recibida y sus documentos, para que administración pueda continuar la operación con esa información reunida en el ERP.

Registra pedidos de clientes sin volver a introducir sus líneas

El OCR también incorpora pedidos de venta. Cuando un cliente envía su pedido, la aplicación extrae la información y prepara su entrada en el ERP. Tu equipo comercial evita transcribir manualmente las líneas del documento y puede dedicar más atención a gestionar la solicitud y atender al cliente.