Menú de pedidos de compras:

Desde el menú de "Pedidos de compra", podemos listar los pedidos realizados entre fechas, buscar por trozos de palabras del proveedor de los pedidos, y elegir la situación en la que se encuentran los pedidos, pudiendo filtrar los pendientes, parcialmente recibidos, recibidos o verlos todos.  En la toolbar del menú disponemos de las opciones para dar de alta nuevos pedidos de compras, imprimir la relación de los pedidos con sus importes correspondientes y desde el menú de "Más opciones" podemos generar los albaranes de compras o las facturas de compras de los albaranes seleccionados, de forma automática. Tras generar los albaranes y/o facturas de la selección, estos serán mostrados en modo ficha para su visualización y posterior gestión.

Pedidos de compra. Cabecera

Al dar de alta un pedido de compra debemos rellenar una serie de campos:  

• "Nº Pedido proveedor": número de pedido o referencia del documento del proveedor.
• "Nº de documento": el número de documento se asignará automáticamente una vez empecemos a introducir las líneas y asumirá la numeración en función de la configuración definida por empresa y serie del documento.
  "Fecha": fecha del pedido.
• "Previsto para:" fecha de entrega prevista. Si en la configuración del proveedor tiene días de recepción de pedidos asumirá la fecha actual más los días automáticamente.
  "Proveedor": proveedor al que realizamos el pedido y que podemos seleccionar mediante el menú asociado a dicho campo.
  "Contacto": contacto del proveedor al que realizamos el pedido y que podemos seleccionar mediante el menú asociado a dicho campo.
  "Forma de pago": forma de pago prevista del pedido y que se asume por defecto de la ficha del proveedor.
  "Dirección envío": dirección de envío del pedido. Por defecto, se asume la dirección establecida como principal en la ficha de la empresa, aunque podemos seleccionar otras direcciones.
  "Serie": serie del pedido de compras que se asume por defecto en función de lo establecido en la configuración de la ficha de empresa.
  "Almacén": almacén donde se recibirá la mercancía solicitada en el pedido y que es asumido por defecto por el valor que consta en la ficha de empresa.
  "Estado": estado actual del pedido. En el alta, el estado es "Pendiente" y en función de las tareas realizadas puede ir cambiando a otros estados como "Parcialmente recibido" y "Recibido". 
  Una vez introducido el pedido y sus líneas, además de los botones para aceptar, cancelar y eliminar, disponemos de un botón con más opciones, donde podemos duplicar este pedido para ser utilizado como punto de partida de nuevos pedidos o imprimir dicho pedido.

Pedidos de compra. Detalle

Una vez realizada el alta de la cabecera del pedido de compra, podemos proceder a introducir las líneas del pedido. Desde el botón habilitado para dar altas, una vez pulsado, nos aparecerá un formulario en modal con las pestañas "Artículo", donde introduciremos los datos del producto a pedir, "Descripción", pestaña con la descripción ampliado de la línea, y "Trazabilidad", pestaña que nos mostrará toda la trazabilidad de la línea del pedido, es decir, en que línea de albarán de compra y/o factura se ha transformado, estado de la línea, etc.

En la pestaña "Artículos" nos encontramos con los siguientes campos:

• "Artículo": producto a solicitar que podremos elegir mediante las opciones del botón asociado a dicho campo, además de poder seleccionarlo simplemente empezando a escribir el nombre del producto.
• "Previsto para": fecha prevista de entrega, que se asumirá de la cabecera del pedido. Se puede modificar manualmente.
• "Cantidad": cantidad solicitada. 
• "Cantidad pendiente": este campo mostrará las unidades pendientes de recibir y se irá actualizando automáticamente tras las recepciones de material. 
• "Precio" precio de compra del producto. Este precio es asumido por defecto de la última compra realizada al proveedor del pedido de este mismo artículo. Puede ser modificado en el momento de la introducción de la línea. 
  
• "Coste" precio de coste del producto. Este precio es asumido por defecto de la última compra realizada al proveedor del pedido de este mismo artículo. Puede ser modificado en el momento de la introducción de la línea. 
  
• "% descuento" porcentaje de descuento que será aplicado al producto. 
  
• "Importe": importe de la línea de pedido de compra, teniendo en cuenta los precios y su descuento a aplicar. 
  
• "Tipo de IVA": tipo de IVA a aplicar que es asumido por defecto de la ficha del artículo. 
  
• "Retención IRPF": check que activaremos en el caso que debamos aplicar retención por IRPF a este producto. 
  
• "Retención alquiler": check que activaremos en el caso que debamos aplicar retención por alquiler a este producto. 
  
• "Almacén": almacén en el que recibiremos el pedido realizado y que se asume de la cabecera del pedido de compra. 
  
• "Estado": estado del pedido que irá actualizándose tras las operaciones necesarias en la recepción y facturación del pedido.
   
  

Pedidos de compra. Recibir

En la pestaña recibir de un pedido de compra nos permitirá generar directamente un albarán o una factura. Los botones de generación de facturas estarán activos si en la empresa hemos configurado que se permite su generación desde los pedidos. La primera columna nos permite grabar la cantidad recibida, por defecto tiene el valor de la cantidad pendiente de recibir. El botón Todo permite recibir todas las líneas del pedido que están pendientes de recibir en un albarán o en una factura. El botón Selección permite recibir las líneas seleccionadas del pedido en un albarán o en una factura. Con estos botones generamos un nuevo albarán o factura con las líneas de detalle y cantidades que hayamos grabado. En el pedido las líneas que ya están recibidas quedarán con cantidad pendiente a cero. Si están recibidas parcialmente mostrarán la cantidad pendiente de servir. El estado del pedido cambiará a recibido, si todas sus líneas y están recibidas o Parcialmente recibido si solo se han recibido algunas de sus líneas. En el detalle se puede ver en la trazabilidad las líneas de los albaranes o facturas que se han generado desde esa línea del pedido. En caso de error podemos rectificar el albarán o factura y esos cambios se verán reflejados directamente en el pedido. Un pedido recibido no permite que se modifiquen sus datos. Un albarán es modificable mientras no se facture. Una factura es modificable mientras no se contabilice.

Pedidos de compra. Impuestos

En la pestaña "Impuestos" de los pedidos de compra, se visualizarán las bases imponibles, iva y recargos de los tipos de impuestos definidos en la aplicación, separándolos por tipos (general, reducido, súper reducido, especial y exento), además de la suma total de las bases, impuestos y el total del pedido, junto a los checks que indican si el pedido tiene aplicado algún tipo de retención.

Pedidos de compra. observaciones

En la pestaña observaciones de los pedidos de compra, se puede introducir las observaciones de los pedidos de compra.

Pedidos de compra. Trazabilidad

En la pestaña "Trazabilidad" disponemos de toda la información y seguimiento de los distintos estados por los que ha pasado el pedido, así como los documentos generados a partir de él, como, por ejemplo, los albaranes y las facturas que han sido generadas a partir del pedido. Toda esta información que ha sido generada de forma automática por la aplicación es accesible desde esta misma pestaña, pudiendo visualizar cada uno de los documentos enlazados.

Pedidos de compra. Documentos

En la pestaña "Documentos" que está disponible en la mayoría de ficheros maestros y en todos los documentos de gestión (compras y ventas) y en los más significativos de la contabilidad, disponemos de la relación de la gestión documental relacionada con el registro visualizado pudiendo subir un fichero y asociarlo a dicho registro, visualizarlo (la aplicación nos abrirá directamente el fichero con el visor asociado al sistema operativo) o editarlo, función que además de descargarlo a nuestro ordenador, nos lo abrirá en modo "edición" solicitándonos la carpeta donde guardarlo para su posterior edición.  Al eliminar un registro, se elimina también el fichero del repositorio donde haya sido ubicado, S3 de Amazon, Google Drive o Dropbox, por lo que este tipo de funcionalidades suelen tener permisos específicos en la aplicación.