Manual de Ayuda Opium ERP
Pedidos de Venta
En el menú de ventas encontramos la opción pedidos de ventas. Se muestra por defecto la lista en orden descendente. Primero el último grabado. El buscador permite buscar trozos y palabras del nombre, teléfono o CIF del cliente, nombre del comercial y por el número de documento. Se puede combinar la búsqueda con otras opciones como son entre fechas y por estado. En la toolbar tenemos un botón para imprimir, generar el PDF o previsualizar el informe con la lista de pedidos. Y también tenemos el botón para crear un nuevo pedido. Desde el botón de la toolbar podemos generar facturas o albaranes (en otros países se denominan despachos o remitos, es el documento que se envía con la mercancía). Al generar las facturas o albaranes si hay seleccionados pedidos del mismo cliente se agruparán en una única factura o albarán siempre que coincidan las condiciones de venta como son la forma de pago y la serie.
Cuando creamos un nuevo pedido de venta debemos rellenar primero los datos de cabecera. Por defecto se muestra la fecha del día que podemos modificar escribiendo la nueva fecha o usando el calendario. La fecha de entrega debemos escribirla manualmente. Debemos grabar el cliente ya que es un dato obligatorio. El comercial se asume por defecto el que tenga asignado el cliente, aunque también podemos modificarlo. El contacto nos permite seleccionarlo de los contactos del cliente. La forma de pago asume la que tenga asignada el cliente, y en su defecto la que tenga configurada la empresa, y podemos modificarla manualmente. Deberíamos elegir una serie de ventas en caso de que no esté ya cubierto automáticamente ya que asume la del cliente y en su defecto de la empresa. Podemos modificarlo manualmente. Saldrá un almacén por defecto configurado en la empresa. Este dato se usa para que cada vez que se grabe una línea asume el almacén que tenemos grabado en la cabecera, aunque cada línea puede estar asignada a un almacén diferente. La dirección de envío asume el valor de la dirección principal del cliente, aunque podemos manualmente seleccionar otra dirección del cliente o incluso crear una nueva. El estado del pedido se calcula automáticamente. Cuando se crea está pendiente, si hemos servido alguna de sus líneas su estado será parcialmente servido, si todas las líneas están servidas el pedido pasa a estado servido. Si todas o algunas de las líneas del pedido no se van a servir y se marcan como canceladas el estado del pedido pasa a ser cancelado. En tipo portes nos mostrará el tipo de porte asignado en función de los parámetros configurados en la dirección de envío. Si hay tipos de porte por importe se basará en la base del presupuesto sin impuestos, sino recogerá el tipo de portes por defecto de la dirección de envío. Este campo es calculado, con lo cual no es modificable. En el botón de opciones tenemos la opción imprimir que nos permite previsualizar, generar en PDF o en papel un pedido. Y la opción duplicar nos permite generar un nuevo pedido para ese cliente u otro, rellenando los datos de cabecera y que tendrá las mismas líneas de detalle que el original y que podremos ajustar una vez generado.
En la pestaña detalle de los pedidos de venta podremos grabar las líneas de detalle del documento. Podemos grabar las líneas de detalle del documento con el botón más, con doble clic en una zona en blanco de la rejilla, botón derecho de ratón formulario de alta o usando la tecla Insert sobre la rejilla. Seleccionamos el artículo, aunque también podemos generar líneas sin tener ningún artículo asignado y en ese caso deberemos rellenar el texto en la pestaña descripción. Grabaremos la cantidad pedida por el cliente. La cantidad pendiente se calcula automáticamente en función de la cantidad pedida y la cantidad servida que se acumula al generar los albaranes o facturas. El precio lo asume del artículo, o de las condiciones que tenga ese cliente bien por tener una tarifa asignada o un precio especial para ese artículo. El precio podremos modificarlo manualmente para este documento. El descuento podemos grabarlo manualmente, aunque por defecto se asumirá de las condiciones que tenga el cliente. Hay una serie de datos que, aunque no pasa por el ellos el cursor usando la tecla de tabulación sí que podemos acceder con el ratón para su modificación. El tipo de IVA se asume del artículo, y lo podemos modificar manualmente. La retención de IRPF se asume del cliente, y podemos manualmente asignarlo a las líneas que sean necesarias, no es obligatorio que lo tengan todas las líneas o ninguna. La retención de alquiler se usa cuando se venden alquileres de inmuebles. El almacén de salida que por defecto se asume de la cabecera del documento pero que podemos modificarlo manualmente. El estado se calcula automáticamente. Cuando se crea una línea está pendiente, si hemos servido parte de la cantidad se considera parcialmente servida, si hemos servido todas las cantidades se considera servida o cancelada si está marcado el check de cancelado porque no queramos servir esta línea. El check de cancelado se marcará cuando o bien no queremos servir esta línea o si hemos servido parcialmente las cantidades pedidas y las restantes ya no se van a servir. Con el botón Nueva línea grabamos la línea y se muestra el formulario vacío para rellenar otra línea al documento. En la pestaña descripción podemos meter textos específicos que serán usados para la impresión del documento y que nos muestra también en la rejilla. En la pestaña de trazabilidad podremos ver en que líneas de albarán o factura se ha servido esta línea del pedido.
En la pestaña Servir de un pedido de venta nos permitirá generar directamente un albarán o una factura. Los botones de generación de facturas estarán activos si en la empresa hemos configurado que se permite su generación desde los pedidos. La primera columna nos permite grabar la cantidad servida, por defecto tiene el valor de la cantidad pendiente de servir. El botón Todo permite servir todas las líneas del pedido que están pendientes de servir en un albarán o en una factura. El botón Selección permite servir las líneas seleccionadas del pedido en un albarán o en una factura. Con estos botones generamos un nuevo albarán o factura con las líneas de detalle y cantidades que hayamos grabado. En el pedido las líneas que ya están servidas quedarán con cantidad pendiente a cero. Si están servidas parcialmente mostrarán la cantidad pendiente de servir. El estado del pedido cambiará a Servido, si todas sus líneas y están servidas o Parcialmente servido si solo se han servido algunas de sus líneas. En el detalle se puede ver en la trazabilidad las líneas de los albaranes o facturas que se han generado desde esa línea del pedido. En caso de error podemos rectificar el albarán o factura y esos cambios se verán reflejados directamente en el pedido. Un pedido servido no permite que se modifiquen sus datos. Un albarán es modificable mientras no se facture. Una factura es modificable mientras no se contabilice.
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