Comandes de venda. Menú

Al menú de vendes trobem l'opció comandes de vendes. Es mostra per defecte la llista en ordre descendent. Primer el darrer gravat. El cercador permet cercar trossos i paraules del nom, telèfon o CIF del client, nom del comercial i pel número de document. Es pot combinar la cerca amb altres opcions com són entre dates i per estat. A la toolbar tenim un botó per imprimir, generar el PDF o previsualitzar l'informe amb la llista de comandes. I també tenim el botó per crear una nova comanda. Des del botó de la toolbar podem generar factures o albarans (en altres països s'anomenen despatxos o remits, és el document que s'envia amb la mercaderia). En generar les factures o albarans si hi ha seleccionades comandes del mateix client s'agruparan en una única factura o albaran sempre que coincideixin les condicions de venda com són la forma de pagament i la sèrie.

Comandes de venda. Capçalera

Quan creem una nova comanda de venda hem d'emplenar primer les dades de capçalera. Per defecte es mostra la data del dia que podem modificar escrivint la nova data o usant el calendari. La data de lliurament l'hem d'escriure manualment. Hem de gravar el client ja que és una dada obligatòria. El comercial s'assumeix per defecte el que tingui assignat el client, encara que també el podem modificar. El contacte ens permet seleccionar-lo dels contactes del client. La forma de pagament assumeix la que tingui assignada el client, i si no n'hi ha la que tingui configurada l'empresa, i la podem modificar manualment. Hauríem de triar una sèrie de vendes en cas que no estigui ja cobert automàticament ja que assumeix la del client i si no n'hi ha. Podem modificar-ho manualment. Sortirà un magatzem per defecte configurat a l'empresa. Aquesta dada es fa servir perquè cada vegada que s'enregistri una línia assumeix el magatzem que tenim gravat a la capçalera, encara que cada línia pot estar assignada a un magatzem diferent. L'adreça d'enviament assumeix el valor de l'adreça principal del client, encara que podem seleccionar manualment una altra adreça del client o fins i tot crear-ne una de nova. L'estat de comanda es calcula automàticament. Quan es cregui està pendent, si hem servit alguna de les línies el seu estat serà parcialment servit, si totes les línies estan servides la comanda passa a estat servit. Si totes o algunes de les línies de la comanda no es serviran i es marquen com a cancel·lades, l'estat de la comanda passa a ser cancel·lat. En tipus ports ens mostrarà el tipus de port assignat en funció dels paràmetres configurats a l'adreça d'enviament. Si hi ha tipus de port per import, es basarà en la base del pressupost sense impostos, sinó recollirà el tipus de port per defecte de la direcció d'enviament. Aquest camp és calculat, de manera que no és modificable. Al botó d'opcions tenim l'opció imprimir que ens permet previsualitzar, generar en PDF o en paper una comanda. I l'opció duplicar ens permet generar una nova comanda per a aquest client o un altre, emplenant les dades de capçalera i que tindreu les mateixes línies de detall que l'original i que podrem ajustar una vegada generada.

Comandes de venda. Detall

A la pestanya detall de les comandes de venda podrem gravar les línies de detall del document. Podem gravar les línies de detall del document amb el botó més, amb doble clic a una zona en blanc de la reixeta, botó dret del ratolí formulari d'alta o usant la tecla Insert sobre la reixeta. Seleccionem l'article, encara que també podem generar línies sense tenir cap article assignat i en aquest cas haurem d'emplenar el text a la pestanya descripció. Enregistrarem la quantitat demanada pel client. La quantitat pendent es calcula automàticament en funció de la quantitat demanada i la quantitat servida que s'acumula en generar els albarans o les factures. El preu l'assumeix de l'article, o de les condicions que aquest client tingui bé per tenir una tarifa assignada o un preu especial per a aquest article. El preu el podrem modificar manualment per a aquest document. El descompte el podem gravar manualment, encara que per defecte s'assumirà de les condicions que tingui el client. Hi ha una sèrie de dades que, encara que no passa per ells el cursor usant la tecla de tabulació sí que podem accedir amb el ratolí per a la seva modificació. El tipus d'IVA s'assumeix de l'article i el podem modificar manualment. La retenció d'IRPF s'assumeix del client, i podem assignar-lo manualment a les línies que siguin necessàries, no és obligatori que ho tinguin totes les línies o cap. La retenció de lloguer es fa servir quan es venen lloguers d'immobles. El magatzem de sortida que per defecte s'assumeix de la capçalera del document però que el podem modificar manualment. L'estat es calcula automàticament. Quan es crea una línia està pendent, si hem servit part de la quantitat es considera parcialment servida; si hem servit totes les quantitats es considera servida o cancel·lada si està marcat el check de cancel·lat perquè no vulguem servir aquesta línia. El check de cancel·lat es marcarà quan o bé no volem servir aquesta línia o si hem servit parcialment les quantitats demanades i les restants ja no se serviran. Amb el botó Nova línia gravem la línia i es mostra el formulari buit per emplenar una altra línia al document. A la pestanya descripció podem ficar textos específics que seran usats per a la impressió del document i que ens mostra també a la reixeta. A la pestanya de traçabilitat podrem veure en quines línies d'albarà o factura s'ha servit aquesta línia de la comanda.

Comandes de venda. Servir

A la pestanya Servir d´una comanda de venda ens permetrà generar directament un albarà o una factura. Els botons de generació de factures estaran actius si a l'empresa hem configurat que se'n permet la generació des de les comandes. La primera columna ens permet enregistrar la quantitat servida, per defecte té el valor de la quantitat pendent de servir. El botó Tot permet servir totes les línies de la comanda que estan pendents de servir en un albarà o en una factura. El botó Selecció permet servir les línies seleccionades de la comanda en un albarà o una factura. Amb aquests botons generem un nou albarà o factura amb les línies de detall i quantitats que haguem enregistrat. A la comanda les línies que ja estan servides quedaran amb quantitat pendent a zero. Si estan servides parcialment, mostraran la quantitat pendent de servir. L'estat de la comanda canviarà a Servit, si totes les seves línies estan servides o Parcialment servit si només se n'han servit algunes. En el detall es pot veure a la traçabilitat les línies dels albarans o factures que s'han generat des d'aquesta línia de la comanda. En cas d'error podem rectificar l'albarà o la factura i aquests canvis es veuran reflectits directament a la comanda. Una comanda servida no permet que es modifiquin les vostres dades. Un albarà és modificable mentre no es facturi. Una factura és modificable mentre no es comptabilitzi.