Manual de Ayuda Opium ERP
Facturas de Venta
En el menú de ventas encontramos la opción facturas de ventas. Se muestra por defecto la lista en orden descendente. Primero la última generada. El buscador permite buscar trozos y palabras del nombre, teléfono o CIF del cliente, nombre del comercial y por el número de documento. Se puede combinar la búsqueda con otras opciones como son entre fechas y por estado. En la toolbar tenemos un botón para imprimir, generar el PDF o previsualizar el informe con la lista de facturas. Y también tenemos el botón para crear una nueva factura.
En el botón de más opciones de la toolbar encontramos las siguientes opciones:
- Pendientes de contabilizar que nos deja en la lista todas las facturas que estén pendientes de que se genere el asiento contable de la factura.
- Contabilizar facturas de venta. Al usar esta opción nos pide una confirmación y al finalizar muestra la lista de las facturas ya contabilizadas. En la pestaña asiento se puede ver y editar el asiento generado. Esta opción solo está disponible para usuarios autorizados.
- Descontabilizar facturas de venta. Esta opción permite eliminar el asiento contable de las facturas seleccionadas dejándolas como pendientes de contabilizar. Esta misma opción se puede hacer individualmente desde la pestaña de asiento de la factura. Esta opción solo está disponible para usuarios autorizados.
- Abonar una factura seleccionada. Esta opción permite generar una factura rectificativa y también el albarán de abono. Podemos abonar toda la factura o seleccionar que líneas de detalle queremos abonar. El documento de abono tendrá la cantidad en negativo. En las observaciones de la factura rectificativa se incluye la información de a qué factura abona, esta información también está disponible en la trazabilidad.
- Enviar por email seleccionadas. Desde el formulario de factura en el botón opciones se puede enviar el email al cliente con la factura adjunta en PDF. Con la opción del menú se pueden enviar todas las facturas seleccionadas a la vez aclarar a que cuenta de correo se mandará .
- Gráfico de facturas. En primer lugar, se muestra el gráfico de top 10 de ventas por comercial. Al hacer doble clic se muestra el top 10 de los clientes de ese comercial. Al hacer doble clic se muestra el top 10 de los artículos vendidos al cliente, y con doble clic se muestra el detalle de los movimientos de ese artículo.
Cuando creamos una nueva factura de venta debemos rellenar primero los datos de cabecera. Por defecto se muestra la fecha del día que podemos modificar escribiendo la nueva fecha o usando el calendario. La hora en la que generamos, se asume por defecto. Esta hora se usa en el almacén para dar la salida de la mercancía si grabamos manualmente una factura que no está originada en un albarán. Debemos grabar el cliente ya que es un dato obligatorio. El comercial se asume por defecto el que tenga asignado el cliente, aunque también podemos modificarlo. El contacto nos permite seleccionarlo de los contactos del cliente. La forma de pago asume la que tenga asignada el cliente, y en su defecto la que tenga configurada la empresa, y podemos modificarla manualmente. La serie de ventas que asume la del cliente o en su defecto la de la empresa. Si el documento es generado desde un pedido o albarán asumirá la serie del pedido o del albarán. Podremos modificarla manualmente. Saldrá el almacén por defecto configurado en la empresa. Este dato se usa para que cada vez que se grabe una línea asume el almacén que tenemos grabado en la cabecera, aunque cada línea puede estar asignada a un almacén diferente si lo cambiamos manualmente. En tipo portes nos mostrará el tipo de porte asignado en función de los parámetros configurados en la dirección de envío. Si hay tipos de porte por importe se basará en la base del presupuesto sin impuestos, sino recogerá el tipo de portes por defecto de la dirección de envío. Este campo es calculado, con lo cual no es modificable. En el botón de opciones tenemos la opción imprimir que nos permite previsualizar, generar en PDF o en papel una factura. Y la opción Enviar por email envía un correo electrónico que adjunta el PDF de la factura. En el botón de opciones tenemos la opción imprimir que nos permite previsualizar, generar en PDF o en papel una factura. Y la opción Enviar por email envía un correo electrónico que adjunta el PDF de la factura.
En la pestaña detalle de las facturas de venta podremos grabar las líneas de detalle del documento. Podemos grabar las líneas de detalle del documento con el botón más, con doble clic en una zona en blanco de la rejilla, botón derecho de ratón formulario de alta o usando la tecla Insert sobre la rejilla. Seleccionamos el artículo, aunque también podemos generar líneas sin tener ningún artículo asignado y en ese caso deberemos rellenar el texto en la pestaña descripción. Grabaremos la cantidad vendida al cliente. El precio lo asume del artículo, o de las condiciones que tenga ese cliente bien por tener una tarifa asignada o un precio especial para ese artículo. El precio podremos modificarlo manualmente para este documento. El descuento podemos grabarlo manualmente, aunque por defecto se asumirá de las condiciones que tenga el cliente. Hay una serie de datos que, aunque no pasa por el ellos el cursor usando la tecla de tabulación sí que podemos acceder con el ratón para su modificación. El tipo de IVA se asume del artículo, y lo podemos modificar manualmente. La retención de IRPF se asume del cliente, y podemos manualmente asignarlo a las líneas que sean necesarias, no es obligatorio que lo tengan todas las líneas o ninguna. La retención de alquiler se usa cuando se venden alquileres de inmuebles. El almacén de salida que por defecto se asume de la cabecera del documento pero que podemos modificarlo manualmente. Con el botón Nueva línea grabamos la línea y se muestra el formulario vacío para rellenar otra línea al documento. En la pestaña descripción podemos meter textos específicos que serán usados para la impresión del documento y que nos muestra también en la rejilla. En la pestaña de trazabilidad podremos ver de qué líneas de pedido procede esta línea de la factura.
Facturas de venta. Albaranes pendientes
Una factura puede ser generada a partir de un pedido, de un albarán o grabada manualmente. Una vez generada una factura podremos añadirle otros albaranes pendientes de facturar a esa factura. En la pestaña de Albaranes pendientes se muestran todos los albaranes del cliente pendiente de facturar. Una vez seleccionados los albaranes a añadir pulsaremos el botón añadir. Eso albaranes seleccionados desparecen de la lista de pendiente y sus líneas se añadirán al detalle de la factura. Esto podremos hacerlo siempre que la factura no haya sido contabilizada, ya que en ese caso no permite modificarla.
En la cabecera de las facturas de venta encontraremos el campo forma de pago que se asume del cliente y en su defecto de la configuración de la empresa, aunque también podemos modificarlo manualmente. A medida que se van grabando las líneas de detalle de la factura se van calculando automáticamente los totales y también los vencimientos a cobrar de dicha factura en función de la forma de pago. En la pestaña de Cobros si cambiamos la forma de pago y pulsamos el botón generar se actualizarán los cobros en la rejilla en base a la forma de pago seleccionada. Podemos editar los registros de cobros, y en cualquier momento consultar el estado de los cobros sabiendo si están pendientes, remesados, cobrados o en cualquier otro estado.
En las facturas de venta encontraremos la pestaña Asiento. Las series se usan para separar las facturas de venta. A nivel contable puede ocurrir que cada serie de venta sea una serie contable, pero también puede ocurrir que múltiples series de ventas se registren en una misma serie contable. Por ejemplo, es habitual series contables para separar las facturas de ventas nacionales, exportación, etc. La serie se usará para numerar las facturas. La serie se asume del cliente y en su defecto de la empresa. Una vez contabilizada una factura ya no puede ser modificada, salvo que previamente la descontabilicemos. Al pulsar el botón contabilizar se muestra un mensaje con la información del asiento generado, y se mostrará el asiento que podremos ver o editar. El botón descontabilizar eliminará el asiento, siempre que dicho asiento no haya tenido movimientos posteriores como por ejemplo realizado algún cobro. Las opciones de contabilizar y descontabilizar se puede hacer manualmente en la pestaña Asiento de la factura y también en bloque a todas las facturas seleccionadas en el menú.
Al hacerlo desde el menú en caso de que haya errores en la generación del asiento se nos mostrará un mensaje informativo y podremos revisar los asientos entrando a las facturas.
En todos los documentos de ventas existe la pestaña de Impuestos. A medida que se van grabando las líneas de detalle se van realizando automáticamente los cálculos de diferentes importes relacionados con los impuestos. En esta pestaña se muestre un resumen con las bases imponibles, los porcentajes de impuestos que se asumen de la empresa, pero que podemos modificar específicamente para el documento, y también los impuestos. En función de la fiscalidad de la empresa o del cliente puede ser necesario aplicar retención de IRPF. La base acumulará el importe de las líneas que tengan activado el check de retención de IRPF. Si fuese un documento relacionado con un alquiler de un inmueble sería similar acumulando los importes de las líneas que tuviese activado el check de retención de alquiler. En el caso particular de que el negocio tenga recargo de equivalencia se marcará automáticamente, también podremos marcarlo manualmente y se nos calcularán los porcentajes e importes de retención. Los totales de esta pestaña también están visibles en el pie del formulario para que estén visibles, aunque no estemos en la pestaña de impuestos.
Facturas de Ventas. Observaciones
En todos los documentos de ventas existe la pestaña de observaciones. En esta pestaña se muestran dos campos para incluir las condiciones y las observaciones. En el caso de los presupuestos de venta hay dos campos más para definir la fecha de rechazo de la oferta y no imprimir los totales en el informe del presupuesto.
Facturas de Ventas. Trazabilidad
La trazabilidad permite visualizar todo el ciclo de ventas realizado. Desde un presupuesto de venta podremos ver qué pedidos, albaranes y facturas se han generado. Desde un pedido de venta podremos ver de qué presupuestos procede y qué albaranes o facturas se han generado. Desde un albarán de venta veremos de qué presupuestos y pedidos proceden y qué facturas se han generado. Desde una factura de venta veremos de qué presupuestos, pedidos o albaranes proceden, además se verá si se han generado abonos. Además de las cabeceras, las líneas también tienen trazabilidad permitiendo ver desde una línea de presupuesto que pedidos se han generado, desde la línea de un pedido en qué albaranes o facturas se ha servidor y desde las líneas de un albarán o factura de qué pedido proceden.
Facturas de Ventas. Documentos
En todos los documentos de ventas existe la pestaña Documentos. En esta pestaña se relacionan todos los documentos añadidos que estén relacionados con el documento de venta.
Se trata de una gestión documental. En el formulario del documento se puede subir un documento, ver el documento e incluso editarlo. También podemos eliminarlo de la gestión documental. Cuando pulsamos el botón subir seleccionaremos el fichero del disco de nuestro ordenador que se subirá a la gestión documental. Cuando pulsamos el botón ver se descargará a nuestro ordenador y se nos mostrará el programa visor asociado a la extensión del fichero. Cuando pulsamos el botón editar se descargará el documento a la carpeta de nuestro ordenador que elijamos y una vez editado debemos encargarnos nosotros de subirlo actualizando el mismo registro de la gestión documental o incluso creando uno nuevo.
La gestión documental tiene una opción de menú genérica que contiene todos los documentos que podremos buscar por el nombre o la descripción.
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