Factures de venda. Menú

Al menú de vendes trobem l'opció factures de vendes. Es mostra per defecte la llista en ordre descendent. Primer la darrera generada. El cercador permet cercar trossos i paraules del nom, telèfon o CIF del client, nom del comercial i pel número de document. Es pot combinar la cerca amb altres opcions com són entre dates i per estat. A la toolbar tenim un botó per imprimir, generar el PDF o previsualitzar l'informe amb la llista de factures. I també tenim el botó per crear una factura nova.

Al botó de més opcions de la toolbar trobem les següents opcions:

• Pendents de comptabilitzar que ens deixa a la llista totes les factures que estiguin pendents que es generi el seient comptable de la factura.
• Comptabilitzar factures de venda. En fer servir aquesta opció ens demana una confirmació i en finalitzar mostra la llista de les factures ja comptabilitzades. A la pestanya seient es pot veure i editar el seient generat. Aquesta opció només està disponible per a usuaris autoritzats.
• Descomptabilitzar factures de venda. Aquesta opció permet eliminar el seient comptable de les factures seleccionades deixant-les com a pendents de comptabilitzar. Aquesta mateixa opció es pot fer individualment des de la pestanya de seient de la factura. Aquesta opció només està disponible per a usuaris autoritzats.
• Abonar una factura seleccionada. Aquesta opció permet generar una factura rectificativa i l'albarà d'abonament. Podem abonar tota la factura o seleccionar quines línies de detall volem abonar. El document d'abonament en tindrà la quantitat en negatiu. A les observacions de la factura rectificativa s'inclou la informació de quina factura abona, aquesta informació també està disponible a la traçabilitat.
• Enviar per email seleccionades. Des del formulari de factura al botó opcions es pot enviar el correu electrònic al client amb la factura adjunta en PDF. Amb l'opció del menú es poden enviar totes les factures seleccionades alhora aclarir a quin compte de correu s'enviarà.
• Gràfic de factures. En primer lloc, es mostra el gràfic de top 10 de vendes per comercial. En fer doble clic, es mostra el top 10 dels clients d'aquest comercial. En fer doble clic es mostra el top 10 dels articles venuts al client i amb doble clic es mostra el detall dels moviments d'aquest article.

Factures de venda. Capçalera

Quan creem una nova factura de venda hem d'emplenar primer les dades de capçalera. Per defecte es mostra la data del dia que podem modificar escrivint la nova data o usant el calendari. L'hora en què generem s'assumeix per defecte. Aquesta hora es fa servir al magatzem per donar la sortida de la mercaderia si enregistrem manualment una factura que no està originada en un albarà. Hem de gravar el client ja que és una dada obligatòria. El comercial s'assumeix per defecte el que tingui assignat el client, encara que també el podem modificar. El contacte ens permet seleccionar-lo dels contactes del client. La forma de pagament assumeix la que tingui assignada el client, i si no n'hi ha la que tingui configurada l'empresa, i la podem modificar manualment. La sèrie de vendes que assumeix la del client o si no n'hi ha la de l'empresa. Si el document és generat des d'una comanda o albarà, assumirà la sèrie de la comanda o de l'albarà. Podrem modificar-la manualment. Sortirà el magatzem per defecte configurat a lempresa. Aquesta dada es fa servir perquè cada vegada que es gravi una línia assumeix el magatzem que tenim gravat a la capçalera, encara que cada línia pot estar assignada a un magatzem diferent si el canviem manualment. En tipus ports ens mostrarà el tipus de port assignat en funció dels paràmetres configurats a l'adreça d'enviament. Si hi ha tipus de port per import, es basarà en la base del pressupost sense impostos, sinó recollirà el tipus de ports per defecte de la direcció d'enviament. Aquest camp és calculat, de manera que no és modificable. Al botó d'opcions tenim l'opció imprimir que ens permet previsualitzar, generar en PDF o en paper una factura. I l'opció Enviar per correu electrònic envia un correu electrònic que adjunta el PDF de la factura. Al botó d'opcions tenim l'opció imprimir que ens permet previsualitzar, generar en PDF o en paper una factura. I l'opció Enviar per correu electrònic envia un correu electrònic que adjunta el PDF de la factura.

Factures de venda. Detall

A la pestanya detall de les factures de venda podrem gravar les línies de detall del document. Podem gravar les línies de detall del document amb el botó més, amb doble clic a una zona en blanc de la reixeta, botó dret del ratolí formulari d'alta o usant la tecla Insert sobre la reixeta. Seleccionem l'article, encara que també podem generar línies sense tenir cap article assignat i en aquest cas haurem d'emplenar el text a la pestanya descripció. Enregistrarem la quantitat venuda al client. El preu l'assumeix de l'article, o de les condicions que aquest client tingui bé per tenir una tarifa assignada o un preu especial per a aquest article. El preu el podrem modificar manualment per a aquest document. El descompte el podem gravar manualment, encara que per defecte s'assumirà de les condicions que tingui el client. Hi ha una sèrie de dades que, encara que no passa per ells el cursor usant la tecla de tabulació sí que podem accedir amb el ratolí per a la seva modificació. El tipus d'IVA s'assumeix de l'article i el podem modificar manualment. La retenció d'IRPF s'assumeix del client, i podem assignar-lo manualment a les línies que siguin necessàries, no és obligatori que ho tinguin totes les línies o cap. La retenció de lloguer es fa servir quan es venen lloguers d'immobles. El magatzem de sortida que per defecte s'assumeix de la capçalera del document però que el podem modificar manualment. Amb el botó Nova línia gravem la línia i es mostra el formulari buit per emplenar una altra línia al document. A la pestanya descripció podem ficar textos específics que seran usats per a la impressió del document i que ens mostra també a la reixeta. A la pestanya de traçabilitat podrem veure de quines línies de comanda procedeix aquesta línia de la factura.

Factures de venda. Albarans pendents

Una factura es pot generar a partir d'una comanda, d'un albarà o gravada manualment. Un cop generada una factura podrem afegir altres albarans pendents de facturar a aquesta factura. A la pestanya d'Albarans pendents es mostren tots els albarans del client pendent de facturar. Un cop seleccionats els albarans a afegir polsarem el botó afegir. Això albarans seleccionats desapareixen de la llista de pendent i les línies s'afegiran al detall de la factura. Això ho podrem fer sempre que la factura no hagi estat comptabilitzada, ja que en aquest cas no permet modificar-la.

Factures de venda. Cobraments

A la capçalera de les factures de venda trobarem el camp forma de pagament que s'assumeix del client i si no n'hi ha la configuració de l'empresa, encara que també podem modificar-lo manualment. A mesura que es van gravant les línies de detall de la factura es van calculant automàticament els totals i també els venciments a cobrar de la factura en funció de la forma de pagament. A la pestanya de cobraments si canviem la forma de pagament i premem el botó generar s'actualitzaran els cobraments a la reixeta segons la forma de pagament seleccionada. Podem editar els registres de cobraments, i en qualsevol moment consultar l'estat dels cobraments sabent si estan pendents, remesos, cobrats o en qualsevol altre estat.

Factures de venda. Seient

A les factures de venda trobarem la pestanya Seient. Les sèries es fan servir per separar les factures de venda. A nivell comptable pot passar que cada sèrie de venda sigui una sèrie comptable, però també pot passar que múltiples sèries de vendes es registrin en una mateixa sèrie comptable. Per exemple, són habituals sèries comptables per separar les factures de vendes nacionals, exportació, etc. La sèrie es farà servir per numerar les factures. La sèrie s'assumeix del client i en defecte de l'empresa. Un cop comptabilitzada una factura ja no pot ser modificada, llevat que prèviament la descomptabilitzem. En prémer el botó comptabilitzar es mostra un missatge amb la informació del seient generat, i es mostrarà el seient que podrem veure o editar. El botó descomptabilitzar eliminarà el seient, sempre que aquest seient no hagi tingut moviments posteriors com ara realitzat algun cobrament. Les opcions de comptabilitzar i descomptabilitzar es poden fer manualment a la pestanya Seient de la factura i també en bloc a totes les factures seleccionades al menú.

En fer-ho des del menú en cas que hi hagi errors a la generació del seient se'ns mostrarà un missatge informatiu i podrem revisar els seients entrant a les factures.

Factures de vendes. Impostos

A tots els documents de vendes hi ha la pestanya d'impostos. A mesura que es van gravant les línies de detall es van fent automàticament els càlculs de diferents imports relacionats amb els impostos. En aquesta pestanya es mostri un resum amb les bases imposables, els percentatges d‟impostos que s‟assumeixen de l‟empresa, però que podem modificar específicament per al document, i també els impostos. En funció de la fiscalitat de l'empresa o del client, pot ser necessari aplicar retenció d'IRPF. La base acumularà l'import de les línies que tinguen activat el check de retenció d'IRPF. Si fos un document relacionat amb un lloguer d'un immoble, seria similar acumulant els imports de les línies que tingués activat el check de retenció de lloguer. En el cas particular que el negoci tingui recàrrec d'equivalència es marcarà automàticament, també podrem marcar-lo manualment i se'ns calcularan els percentatges i els imports de retenció. Els totals d'aquesta pestanya també són visibles al peu del formulari perquè estiguin visibles, encara que no siguem a la pestanya d'impostos.

Factures de vendes. Observacions

A tots els documents de vendes hi ha la pestanya d'observacions. En aquesta pestanya es mostren dos camps per incloure-hi les condicions i les observacions. En el cas dels pressupostos de venda hi ha dos camps més per definir la data de rebuig de l'oferta i no imprimir els totals a l'informe del pressupost.

Factures de vendes. Traçabilitat

La traçabilitat permet visualitzar tot el cicle de vendes realitzat. Des d'un pressupost de venda podrem veure quines comandes, albarans i factures s'han generat. Des d'una comanda de venda podrem veure quins pressupostos procedeix i quins albarans o factures s'han generat. Des d'un albarà de venda veurem quins pressupostos i comandes procedeixen i quines factures s'han generat. Des d'una factura de venda veurem quins pressupostos, comandes o albarans procedeixen, a més es veurà si s'han generat abonaments. A més de les capçaleres, les línies també tenen traçabilitat permetent veure des d'una línia de pressupost que s'han generat comandes, des de la línia d'una comanda en quins albarans o factures s'ha servidor i des de les línies d'un albarà o factura de quina comanda procedeixen.

Factures de vendes. Documents

A tots els documents de vendes hi ha la pestanya Documents. En aquesta pestanya es relacionen tots els documents afegits relacionats amb el document de venda.

És una gestió documental. Al formulari del document es pot pujar un document, veure el document i fins i tot editar-lo. També podem eliminar-lo de la gestió documental. Quan polsem el botó pujar seleccionarem el fitxer del disc del nostre ordinador que pujarà a la gestió documental. Quan premem el botó veure es descarregarà al nostre ordinador i se'ns mostrarà el programa visor associat a l'extensió del fitxer. Quan polsem el botó editar es descarregarà el document a la carpeta del nostre ordinador que escollim i un cop editat ens hem d'encarregar nosaltres de pujar-lo actualitzant el mateix registre de la gestió documental o fins i tot creant-ne un de nou.

La gestió documental té una opció de menú genèrica que conté tots els documents que podrem cercar pel nom o la descripció.