Qué datos conviene sincronizar entre un ecommerce y un ERP

Del ERP a la tienda: productos, stock, precios, tarifas, disponibilidad. De la tienda al ERP: pedidos, clientes y estados. Maestro, conflictos, frecuencia y errores.

Por Opium Software · Fecha editorial 2026-05-12 · Actualizado 2026-10-30

Empieza por decidir qué sistema es responsable de cada dato. El ERP suele calcular el stock vendible y las tarifas, mientras que la tienda origina el pedido. Define cómo se confirma cada envío y cómo se recupera un error sin duplicar ventas.

Ideas clave

Cada dato necesita un sistema de referencia y una regla de intercambio.
Un pedido debe conservar la identidad del cliente, los artículos y la operación.
La validación incluye cancelaciones, devoluciones y reintentos.

Conectar una tienda online con el ERP requiere definir qué información mantiene cada herramienta y cómo continúa una operación entre ambas. El recorrido relaciona catálogo, precios, existencias, clientes y pedidos. Su calidad se comprueba tanto en una venta habitual como en los cambios y las incidencias que pueden producirse después.

ERP → ecommerce: lo que la tienda debe leer

Productos: código, nombre, variantes, activo/inactivo. El alta nueva suele nacer en gestión.
Stock: unidades por almacén o el agregado que hayáis definido como vendible online.
Precios: el precio de la tienda pública, con IVA y reglas de campaña.
Tarifas: si hay B2B en la misma plataforma, la tarifa de cuenta; si no, el portal va aparte.
Disponibilidad: no solo un número: si se puede vender, plazo, rotura.

Ecommerce → ERP: lo que la gestión debe recibir

Pedidos: líneas, cliente, dirección, método de envío. Al pagar (o al confirmar), el documento debe existir en gestión.
Clientes: alta o cruce con la ficha. Sin identificar, no hay tarifa ni histórico.
Pagos y estados: pagado, enviado, cancelado, devuelto —cuando el proceso lo necesita para servir y facturar.

Sistema maestro, conflictos y frecuencia

El maestro de artículos y de stock de almacén suele ser el ERP. El maestro de la ficha “bonita” de la web (fotos, copy) puede ser la tienda. Si los dos editan el precio, hay conflicto: gana el último o gana nadie. Hay que escribir la regla. La frecuencia depende del riesgo: stock en tiempo casi real si vendéis en tienda y online a la vez; catálogo puede ir a lotes. Un CSV nocturno basta para un catálogo que casi no cambia y se queda corto cuando el mismo SKU se se vende en el punto de venta.

Validaciones y errores

Qué falla	Síntoma	Qué validar
Dos códigos para el mismo artículo	Stock que no cuadra	Un SKU maestro
Pedido web que no nace en el ERP	Se sirve a ojo o se introduce manualmente	Alta al confirmar o al pagar
Precio distinto en web y gestión	Reclamaciones	Quién puede editar el precio
Cancelación en la tienda, no en el ERP	Se sirve lo cancelado	Estados en los dos sentidos
Stock negativo o retraso de horas	Over selling	Reserva al vender y frecuencia del push

Ejemplo: se vende la última unidad desde dos canales

La tienda física y la web consultan disponibilidad y pueden generar operaciones en momentos próximos. El diseño debe precisar qué existencias se ofrecen online, cuándo se reserva una cantidad y qué respuesta recibe cada canal si ya no puede completarse la venta. Esa regla necesita contrastarse con el trabajo de almacén y con las condiciones comerciales de la empresa.

Una lista de pruebas para la puesta en marcha

Alta o modificación de un artículo con sus variantes.
Cambio de precio y actualización de disponibilidad.
Pedido de un cliente existente y alta de uno nuevo.
Cancelación o devolución después de registrar la venta.
Reenvío de una operación ya tratada e interrupción de la conexión.

En cada prueba se comprueba el resultado de los dos sistemas y la referencia que permite relacionarlos. El equipo debe poder reconocer una operación completada, una pendiente y una rechazada, junto con la información necesaria para resolverla.

Quién manda sobre cada dato

En una tienda con almacén físico, parte del stock puede estar reservado, en tránsito o pendiente de recuento. Publica en la web la cantidad vendible que calcule el ERP. Si esa cantidad cae a cero mientras hay un pedido en curso, el pedido debe pasar a revisión con su número original. Durante una caída de conexión, conservar ese identificador permite reintentar el envío sin crear dos pedidos.

Stock disponible, Tarifas, Pedidos en la guía de sincronizar tienda online erp — Resumen de quién manda sobre cada dato.

Stock disponible. ERP → tienda. Enviar cambios de reserva y comparar saldos al cierre.
Tarifas. ERP → tienda. Programar la fecha de entrada en vigor y comprobar moneda, impuestos y promociones.
Pedidos. Tienda → ERP. Guardar el identificador de la venta y devolver la confirmación al canal.