Gestión de eventos

Funciones de Gestión de eventos

• Perfiles de cliente, administración y comerciales, con encargado de eventos cuando se necesita.
• Cartera de clientes y preparación de propuestas desde administración o el comercial.
• Presupuestos con los espacios, personal y servicios configurados.
• Portal del cliente para aceptar propuestas, firmar contratos, pagar y consultar el estado.
• Consulta de timing y seating desde el perfil del cliente.
• Coordinación con IA de disponibilidad y confirmaciones de camareros, cocineros y otros profesionales.
• Convocatorias por SMS y WhatsApp y consulta de alternativas ante bajas.
• Planificación por horas y organización de las tareas del evento.
• Costes detallados y márgenes por partida y globales.
• Márgenes fuera de la vista del cliente y acceso comercial definido por administración.
• Perfiles opcionales de empleados para consultar horarios y tareas.
• Valoraciones de empleados desde administración o el comercial.
• Facturación y cobros desde la aplicación.
• Conexión con Stripe u otra plataforma de pago utilizada por la empresa.

Cada persona participa desde su espacio de trabajo.

Clientes, administración, comerciales y encargados de eventos disponen de perfiles para atender su parte de la gestión. La organización de los accesos se adapta a la empresa.

• Cliente

  Consulta y acepta propuestas, firma el contrato, paga y sigue la preparación del evento.

• Administración

  Configura los recursos y los accesos y gestiona clientes, presupuestos y seguimiento económico.

• Comercial

  Trabaja con su cartera de clientes y prepara propuestas y presupuestos.

• Encargado de eventos

  Coordina la organización del evento desde un perfil de gestión cuando la empresa utiliza este puesto.

Monta el presupuesto con los recursos de tu empresa

Selecciona las salas, los empleados, el personal contratado y los servicios que necesitas para el evento. Administración o el comercial pueden configurar esos recursos y utilizarlos al preparar la propuesta. El presupuesto se construye con las opciones elegidas para el cliente y queda disponible en su perfil.

Ofrece al cliente un portal para decidir y seguir su evento

El cliente consulta las propuestas desde su cuenta, puede aceptarlas, firmar el contrato y realizar el pago. También ve el estado del evento, el timing y el seating. La información de su celebración queda reunida para acompañar tanto la contratación como el seguimiento de la preparación.

Coordina la disponibilidad del equipo con IA

La aplicación envía convocatorias por SMS y WhatsApp a camareros, cocineros y otros profesionales, como DJ, fotógrafos o personal de espectáculos. Las personas confirman su disponibilidad y la IA ayuda a organizar las respuestas. Si hay una baja o alguien no puede asistir, consulta a otras personas para buscar disponibilidad y continuar la cobertura del equipo.

Organiza el timing y el seating con el trabajo previsto

Estructura el evento por horas para conocer qué debe ocurrir en cada momento y qué tareas corresponden al equipo. El timing y el seating forman parte de la planificación y de la información que el cliente puede consultar desde su perfil.

Conoce el coste y el margen de cada evento

Consulta los gastos y costes de cada partida junto al margen detallado y al margen global del evento. El cliente no ve los márgenes. Administración determina si el comercial tiene acceso a esa información para ajustar la consulta económica a los permisos de la empresa.

Factura y cobra desde la aplicación

Genera la facturación del evento y gestiona los cobros desde la propia aplicación. Puedes conectar Stripe u otra plataforma que utilice tu empresa para que el cliente realice los pagos desde su perfil y mantenerlos relacionados con su evento.

Da al personal acceso a sus horarios y tareas

La empresa puede habilitar perfiles para los empleados cuando los necesite. Desde su cuenta consultan sus horarios y el trabajo que tienen que realizar, con la información de la planificación del evento disponible para el equipo.

Valora al equipo después de la celebración

Administración o el comercial pueden puntuar a los empleados desde su ficha al terminar el evento. Las valoraciones forman parte de la gestión del personal y permiten conservar la evaluación de su participación junto al trabajo de organización.