Manual de Ayuda Opium ERP
Albaranes de Venta
En el menú de ventas encontramos la opción albaranes de ventas. Un albarán es el documento que se entrega con la mercancía o que lleva el transportista. El documento refleja los artículos que se están entregando al cliente. Se muestra por defecto la lista en orden descendente. Primero el último grabado. El buscador permite buscar trozos y palabras del nombre, teléfono o CIF del cliente, nombre del comercial y por el número de documento. Se puede combinar la búsqueda con otras opciones como son entre fechas y por estado. En la toolbar tenemos un botón para imprimir, generar el PDF o previsualizar el informe con la lista de albaranes. Y también tenemos el botón para crear un nuevo albarán. Desde el botón de la toolbar podemos facturar todos los albaranes seleccionados. Tras seleccionar y pulsar la opción de facturar los seleccionados se generan las facturas, verificando previamente que no se facturan albaranes ya facturados. Al facturar debemos escribir la fecha, y posteriormente se muestran las facturas generadas agrupando aquellas que sean del mismo cliente, serie y forma de pago.
Cuando creamos un nuevo albarán de venta debemos rellenar primero los datos de cabecera. Un albarán es el documento que se entrega con la mercancía para su validación cuando es recibido por el cliente. Por defecto se muestra la fecha del día que podemos modificar escribiendo la nueva fecha o usando el calendario. La hora en la que generamos, se asume por defecto. Esta hora se usa en el almacén para dar la salida de la mercancía. Debemos grabar el cliente ya que es un dato obligatorio. El comercial se asume por defecto el que tenga asignado el cliente, aunque también podemos modificarlo. El contacto nos permite seleccionarlo de los contactos del cliente. La forma de pago asume la que tenga asignada el cliente, y en su defecto la que tenga configurada la empresa, y podemos modificarla manualmente. La serie de ventas que asume la del cliente o en su defecto la de la empresa. Si el documento es generado desde un pedido asumirá la serie del pedido. Podremos modificarla manualmente. Saldrá un almacén por defecto configurado en la empresa. Este dato se usa para que cada vez que se grabe una línea asume el almacén que tenemos grabado en la cabecera, aunque cada línea puede estar asignada a un almacén diferente si lo cambiamos manualmente.
La dirección de envío asume el valor de la dirección principal del cliente, aunque podemos manualmente seleccionar otra dirección del cliente o incluso crear una nueva. Solo hay 2 posibles estados. Factura o pendiente de facturar. Lo hace automáticamente una vez que el albarán se incluye en una factura. En tipo portes nos mostrará el tipo de porte asignado en función de los parámetros configurados en la dirección de envío. Si hay tipos de porte por importe se basará en la base del presupuesto sin impuestos, sino recogerá el tipo de portes por defecto de la dirección de envío. En el botón de opciones tenemos la opción imprimir que nos permite previsualizar, generar en PDF o en papel un albarán, imprimir las etiquetas de los artículos del albarán o las etiquetas de la empresa de transporte e imprimir un albarán no valorado. Y la opción facturar permite generar la factura directamente desde el formulario del albarán pasando en ese momento el estado del albarán a facturado.
En la pestaña detalle de los albaranes de venta podremos grabar las líneas de detalle del documento. Podemos grabar las líneas de detalle del documento con el botón más, con doble clic en una zona en blanco de la rejilla, botón derecho de ratón formulario de alta o usando la tecla Insert sobre la rejilla. Seleccionamos el artículo, aunque también podemos generar líneas sin tener ningún artículo asignado y en ese caso deberemos rellenar el texto en la pestaña descripción. Grabaremos la cantidad servida al cliente. El precio lo asume del artículo, o de las condiciones que tenga ese cliente bien por tener una tarifa asignada o un precio especial para ese artículo. El precio podremos modificarlo manualmente para este documento.
El descuento podemos grabarlo manualmente, aunque por defecto se asumirá de las condiciones que tenga el cliente. Hay una serie de datos que, aunque no pasa por el ellos el cursor usando la tecla de tabulación sí que podemos acceder con el ratón para su modificación. El tipo de IVA se asume del artículo, y lo podemos modificar manualmente. La retención de IRPF se asume del cliente, y podemos manualmente asignarlo a las líneas que sean necesarias, no es obligatorio que lo tengan todas las líneas o ninguna. La retención de alquiler se usa cuando se venden alquileres de inmuebles. El almacén de salida que por defecto se asume de la cabecera del documento pero que podemos modificarlo manualmente. Con el botón Nueva línea grabamos la línea y se muestra el formulario vacío para rellenar otra línea al documento. En la pestaña descripción podemos meter textos específicos que serán usados para la impresión del documento y que nos muestra también en la rejilla. En la pestaña de trazabilidad podremos ver de qué líneas de pedido procede este albarán.
Un documento de albarán es el documento que se entrega al cliente con la mercancía para que verifique que ha recibido lo enviado. Un albarán se puede generar a partir de un pedido o grabarlo manualmente. Desde un pedido de venta se pueden generar uno o varios albaranes de venta. Una vez generado un albarán, si queremos añadirle a ese albarán más artículos para servirlos en el mismo albarán usaremos la pestaña de Pedidos. En la pestaña de Pedidos se muestran todas las líneas de detalle de pedidos del cliente que tengan cantidad pendiente de servir. En la primera columna podemos editar la cantidad a servir si no podemos servir todas las unidades. Una vez seleccionadas las líneas a añadir al albarán usaremos el botón añadir para incluir esas líneas en el albarán. Una vez añadidas podremos verlas en la pestaña de detalle y nos desaparecerán de la pestaña de pedidos si están totalmente servidos.
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