Presupuestos de venta. Menú

En el menú de ventas encontramos la opción presupuesto de ventas. El presupuesto es el documento que se corresponde con la oferta que le hacemos a un cliente y que de ser aceptado se convertirá en un pedido o factura. Se muestra por defecto la lista en orden descendente. Primero el último grabado. El buscador permite buscar trozos y palabras del nombre, teléfono o CIF del cliente, nombre del comercial y por el número de documento. Se puede combinar la búsqueda con otras opciones como son entre fechas y por estado. En la toolbar tenemos un botón para imprimir, generar el PDF o previsualizar el informe con la lista de pedidos. Y también tenemos el botón para crear un nuevo presupuesto.

Presupuestos de venta. Cabecera

Cuando creamos un nuevo presupuesto de venta debemos rellenar primero los datos de cabecera. Por defecto se muestra la fecha del día que podemos modificar escribiendo la nueva fecha o usando el calendario. La fecha de validez se calcula automáticamente en base a la configuración de días de validez que se grabar en la empresa. Debemos grabar el cliente ya que es un datos obligatorio. El comercial se asume por defecto el que tenga asignado el cliente, aunque también podemos modificarlo. El contacto nos permite seleccionarlo de los contactos del cliente. La forma de pago asume la que tenga asignada el cliente, y en su defecto la que tenga configurada la empresa. La serie de ventas se asume del cliente y en su defecto de la empresa. Aunque no es un dato obligatorio sí que es recomendable. La dirección de envío se podrá seleccionar de entre la diferentes direcciones que tenga el cliente, por defecto se asume la dirección marcada como principal. El estado del presupuesto se calcula automáticamente. Cuando se crea está pendiente, si se generan pedidos se considera aceptado, y en la pestaña de observaciones podemos grabar la fecha de rechazo lo que cambie el estado a rechazado.

En tipo portes nos mostrará el tipo de porte asignado en función de los parámetros configurados en la dirección de envío. Si hay tipos de porte por importe se basará en la base del presupuesto sin impuestos, sino recogerá el tipo de portes por defecto de la dirección de envío. Este campo es calculado, con lo cual no es modificable. En el botón de opciones tenemos la opción imprimir que nos permite previsualizar, generar en PDF o en papel un presupuesto o una proforma. Y la opción duplicar nos permite generar un nuevo presupuesto rellenando los datos de cabecera y que tendrá las mismas líneas de detalle que el original y que podremos ajustar una vez generado.

Presupuestos de venta. Detalle

En la pestaña detalle de los presupuestos de venta podremos grabar las líneas de detalle del documento.

Podemos grabar las líneas de detalle del documento con el botón más, con doble clic en una zona en blanco de la rejilla, botón derecho de ratón formulario de alta o usando la tecla Insert sobre la rejilla. Seleccionamos el artículo, aunque también podemos generar líneas sin tener ningún artículo asignado y en ese caso deberemos rellenar el texto en la pestaña descripción. Grabaremos la cantidad ofertada al cliente. El precio lo asume del artículo, o de las condiciones que tenga ese cliente bien por tener una tarifa asignada o un precio especial para ese artículo. El precio podremos modificarlo manualmente para este documento. El descuento podemos grabarlo manualmente, aunque por defecto se asumirá de las condiciones que tenga el cliente. Hay una serie de datos que, aunque no pasa por el ellos el cursor usando la tecla de tabulación sí que podemos acceder con el ratón para su modificación.

El tipo de IVA se asume del artículo, y lo podemos modificar manualmente. La retención de IRPF se asume del cliente, y podemos manualmente asignarlo a las líneas que sean necesarias, no es obligatorio que lo tengan todas las líneas o ninguna. La retención de alquiler se usa cuando se venden alquileres de inmuebles. El estado se calcula automáticamente. Por defecto es pendiente, y cambiará a medida que vayamos haciendo pedidos de la línea. También podemos cambiar el estado de una línea a rechazado, en el caso de que todas las líneas del presupuesto de venta estén rechazadas, asume como estado del presupuesto como rechazado. Con el botón Nueva línea grabamos la línea y se muestra el formulario vacío para rellenar otra línea al documento. En la pestaña descripción podemos meter textos específicos que serán usados para la impresión del documento y que nos muestra también en la rejilla. En la pestaña de trazabilidad podremos ver en que líneas se ha pedido esta línea del presupuesto.

Presupuestos de venta. Pedido

En la pestaña de pedidos de un presupuesto de venta veremos las mismas líneas de detalle que en la pestaña detalle. La primera columna nos permite grabar la cantidad a servir, por defecto tiene el valor de la cantidad pendiente de servir. El botón Todo permite servir todas las líneas del presupuesto que están pendientes de servir. El botón Selección permite servir las líneas seleccionadas. Con estos botones generamos un nuevo pedido con las líneas de detalle y cantidades que hayamos grabado. En el presupuesto las líneas que ya están servidas quedarán con cantidad pendiente a cero. Si están servidas parcialmente muestran la cantidad pendiente de servir. El estado del presupuesto cambiará a Aceptado. En el detalle se puede ver en la trazabilidad las líneas de pedido que se han generado desde esa línea del presupuesto. En caso de error podemos rectificar el pedido y esos cambios se verán reflejados directamente en el presupuesto. Un presupuesto aceptado no permite que se modifiquen sus datos. Un pedido no puede modificarse si ya se hubiese generado un albarán o factura.